SIGMA gestaltet die Prozesse des Ausschreibungsmanagements je nach Geschäftsmodell. Beim klassischen Modell Planung-Ausschreibung-Bau erstellen wir ausgehend vom Planungspaket des Kunden, der mit diesem Modell zu uns kommt, die Ausschreibungsunterlagen, steuern den Prozess, ermitteln die Auftragnehmer und schlagen sie unserem Kunden vor. Im Design-and-Build-Modell hingegen wählen wir für unseren Kunden Auftragnehmer aus, die sowohl die Planung als auch den Bau übernehmen.
Für Kunden, mit denen wir nach den von SIGMA angebotenen Prinzipien der „Verantwortung aus einer Hand“ und des „durchgängigen Projektmanagements“ zusammenarbeiten, übernehmen wir Planung, Projektierung, Beschaffung und Bauleitung und wählen auch die Auftragnehmer, mit denen wir zusammenarbeiten, im Ausschreibungsverfahren aus.
Bei der Steuerung des Ausschreibungsprozesses ist es unser Ziel, dass unser Kunde für das Geld, das er an die Auftragnehmer zahlt, den bestmöglichen Gegenwert erhält. Vor der Ausschreibung wandeln unsere erfahrenen Mengenermittler das Planungspaket sowie die Material- und Ausrüstungslisten in Ausschreibungsunterlagen um. Anschließend erstellen wir auf Grundlage unserer bisherigen Erfahrungen Listen geeigneter Bieter. Wir erstellen den Ausschreibungszeitplan für das Projekt und übernehmen die Terminplanung. Die Arbeiten im Ausschreibungsprozess schließen wir innerhalb des im Gesamtterminplan festgelegten Zeitraums ab und gefährden so nicht den Projektfortschritt. Wir prüfen die fachliche Eignung und die Finanzkraft der Bewerber und führen die Präqualifikation durch. In Vorgesprächen mit den betreffenden Firmen nehmen wir deren Einwände zu den Ausschreibungsbedingungen und Planungsunterlagen entgegen, teilen berechtigte Einwände unseren Kunden mit und setzen die Änderungen um. Firmen, die die Präqualifikation bestehen, laden wir zur Ausschreibung ein.
Während der Ausschreibung beantworten wir die Fragen der Teilnehmer, vereinbaren bei Bedarf Gespräche, organisieren Baustellenbegehungen, räumen strittige Punkte aus und schaffen Transparenz in unklaren Bereichen.
Nach Abschluss der Ausschreibung prüfen unsere Mengenermittler jedes Angebot, ermitteln Widersprüche in der Preisgestaltung und machen die konkurrierenden Angebote leicht vergleichbar, damit unsere Kunden für jedes Projekt das beste Angebot erhalten. Wir präzisieren die Auswahlkriterien. Damit das Projekt kostengünstiger realisiert werden kann, fordern wir bei Bedarf überarbeitete Preise an. Wir beauftragen die Auftragnehmer oder empfehlen sie unserem Kunden und leiten den Vertragsprozess ein.