Datenschutz für Mitarbeiter

SIGMA („Gesellschaft“) informiert Sie in ihrer Eigenschaft als Verantwortlicher darüber, dass Ihre personenbezogenen Daten, die wir je nach Fall auf die nachstehend beschriebenen Weisen erhalten, im Rahmen unserer Handelsbeziehungen oder unseres Arbeitsverhältnisses mit Ihnen innerhalb des Zwecks, der ihre Verarbeitung erfordert, sowie in einer mit diesem Zweck verbundenen, begrenzten und verhältnismäßigen Weise unter Wahrung der Richtigkeit und des aktuellsten Stands der personenbezogenen Daten in der Form, in der sie uns von Ihnen oder über Sie mitgeteilt wurden, aufgezeichnet, gespeichert, aufbewahrt, neu geordnet, an Institutionen, die gesetzlich zur Anforderung dieser personenbezogenen Daten befugt sind, weitergegeben sowie unter den im KVKK vorgesehenen Bedingungen an Dritte im In- oder Ausland übermittelt, übertragen, klassifiziert und auf sonstige im KVKK genannte Weisen verarbeitet werden können. 

IHRE PERSONENBEZOGENEN DATEN, DIE GEGENSTAND DER VERARBEITUNG SEIN KÖNNEN

Beispielhaft sind Ihre personenbezogenen Daten, die Gegenstand der Verarbeitung sein können, nachstehend aufgeführt: 

 METHODE UND RECHTSGRUNDLAGE DER ERHEBUNG IHRER PERSONENBEZOGENEN DATEN

Gemäß dem KVKK ist die Verarbeitung allgemeiner personenbezogener Daten ohne Ihre ausdrückliche Einwilligung möglich, sofern eine der im Gesetz genannten Voraussetzungen vorliegt. Diese Voraussetzungen sind:

1. eine ausdrückliche gesetzliche Regelung, 
2. die Erforderlichkeit zum Schutz des Lebens oder der körperlichen Unversehrtheit einer Person, die aufgrund tatsächlicher Unmöglichkeit ihre Einwilligung nicht erklären kann oder deren Einwilligung keine rechtliche Gültigkeit zuerkannt wird, oder eines Dritten, 
3. die Erforderlichkeit der Verarbeitung personenbezogener Daten der Vertragsparteien, sofern sie in unmittelbarem Zusammenhang mit dem Abschluss oder der Erfüllung eines Vertrags steht, 
4. die Erforderlichkeit zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung des Verantwortlichen,
5. die Veröffentlichung der Daten durch die betroffene Person selbst,
6. die Erforderlichkeit der Datenverarbeitung zur Begründung, Ausübung oder zum Schutz eines Rechts, 
7. die Erforderlichkeit der Datenverarbeitung für die berechtigten Interessen des Verantwortlichen, sofern die Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person nicht beeinträchtigt werden.

Zur Erfüllung unserer rechtlichen Verpflichtungen als Arbeitgeber erheben wir Ihre personenbezogenen Daten, die wir aus gesetzlich vorgesehenen Gründen sowie aufgrund des berechtigten Interesses der Gesellschaft und zur Erfüllung des Arbeitsvertrags oder sonstiger Verträge persönlich bei Ihnen anfordern, die Sie uns während oder nach Ihrer Bewerbung freiwillig mitteilen oder die in sonstigen Texten und Dokumenten enthalten sind, die uns von Behörden und Einrichtungen übermittelt werden, auch ohne Ihre ausdrückliche Einwilligung in physischer oder elektronischer Form. Zum Beispiel:

Aufgrund des berechtigten Interesses der Gesellschaft an der Nachverfolgung der Arbeitsabläufe, zur Gewährleistung der Sicherheit am Arbeitsplatz und zur Erfüllung unserer rechtlichen Verpflichtungen erheben wir Daten über Systeme zur Kontrolle der Ein- und Ausgangszeiten (Fingerabdruck, Kartenlesegerät).

Telefongeräte, E-Mail-Adressen und unternehmensinterne Netzwerke sowie das Internet werden von der Gesellschaft vorrangig für arbeitsbezogene Aufgaben bereitgestellt. Sie sind Arbeitsmittel und Ressourcen der Gesellschaft. Diese Arbeitsmittel sind im Einklang mit den gesetzlichen Vorschriften und den internen Richtlinien der Gesellschaft zu nutzen. Eine allgemeine Überwachung der Telefon- und E-Mail-Kommunikation oder der Internetnutzung findet nicht statt. Um Angriffe auf die IT-Infrastruktur oder auf einzelne Nutzer zu verhindern, werden an den Übergängen zum Netzwerk der Gesellschaft Schutzmaßnahmen getroffen, die technisch schädliche Inhalte blockieren oder die Muster von Angriffen analysieren. Die Nutzung von Telefongeräten, E-Mail-Adressen, Internet und/oder unternehmensinternen sozialen Netzwerken wird aus Sicherheitsgründen für einen begrenzten Zeitraum gespeichert. Personenbezogene Auswertungen dieser Daten erfolgen nur, wenn ein konkreter Verdacht auf einen Verstoß gegen gesetzliche Vorschriften oder Richtlinien der Gesellschaft besteht. Diese Kontrollen werden von den zuständigen Abteilungen ausschließlich unter Wahrung des Grundsatzes der Verhältnismäßigkeit durchgeführt. 

Aufgrund der rechtlichen Verpflichtung und des berechtigten Interesses der Gesellschaft, Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz zu gewährleisten, erstellen wir Bild- und Videoaufnahmen über am Arbeitsplatz installierte Kameras.

Im Rahmen von Veranstaltungsmanagement, interner Schulung, Werbung und Unternehmenskommunikation können wir Ihre Fotos und Bilder erheben.

Zur Erfüllung unserer rechtlichen Verpflichtung und weil dies gesetzlich vorgesehen ist, erheben wir Ihre Gesundheitsdaten über unseren Betriebsarzt in physischer oder elektronischer Form. Sofern kein Betriebsarzt vorhanden ist, erheben wir Ihre Daten zur Weiterleitung an den Betriebsarzt, indem wir Ihre ausdrückliche Einwilligung einholen. 

ZWECKE DER VERARBEITUNG IHRER PERSONENBEZOGENEN DATEN

Ihre personenbezogenen Daten können von der Gesellschaft für die nachstehend genannten Zwecke und Rechtsgrundlagen sowie für ähnliche Zwecke und Gründe verarbeitet werden, ohne darauf beschränkt zu sein. Ausführliche Informationen zu den Zwecken der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch unsere Gesellschaft finden Sie in der unter www.sigmamuhendislik.com.tr öffentlich zugänglich gemachten Richtlinie zum Schutz personenbezogener Daten. 

Zur Erfüllung des für die Durchführung des Arbeitsvertrags erforderlichen Zwecks, insbesondere:

1. Genehmigung von Urlaubsanträgen der Mitarbeiter, Einsicht in Resturlaub, Vornahme von Urlaubsregelungen
2. Durchführung der Austrittsformalitäten der Mitarbeiter
3. Sicherstellung der Lohnabrechnung
4. Gehaltszahlungen an die Mitarbeiter

Zur Erfüllung der Anforderungen nach dem Arbeitsgesetz, dem Gesetz über Arbeitsschutz und Arbeitssicherheit, dem Sozialversicherungsgesetz und den einschlägigen Vorschriften sowie sonstigen Gesetzen und Vorschriften, insbesondere:

1. Anlegen der Personalakte
2. SGK-Meldungen, İŞKUR-Meldungen, Meldung an die Polizeidienststelle sowie Informationen über Fördermaßnahmen und gesetzliche Pflichten
3. Eröffnung eines Kontos für die verpflichtende private Altersvorsorge
4. Abgleich der Kameraaufnahmen mit den Zutrittsprotokollen der Türen zur Kontrolle der Ein- und Ausgangsaufzeichnungen der Mitarbeiter
5. Leistung von Zahlungen in Vollstreckungsverfahren aufgrund von Lohnpfändungen der Mitarbeiter
6. Gesetzlich vorgeschriebene Meldung von Arbeitsunfällen
7. Durchführung von Maßnahmen des Arbeitsschutzes und der Arbeitssicherheit
8. Koordination von Schulungen zu Arbeitsschutz und Arbeitssicherheit
9. Erstellung von Notfalllisten und Durchführung von Notfalleinsätzen
10. Erstellung  von  Notfallanalyseberichten  sowie Durchführung entsprechender Meldungen und Untersuchungen
11. Durchführung der Prozesse im Zusammenhang mit der Einholung ärztlicher Atteste vom Betriebsarzt, Erfassung der Ursachen von Krankmeldungen, Prüfung eines Positionswechsels entsprechend Ihrem Gesundheitszustand,
12. Durchführung der Einstellungsuntersuchung und anschließender regelmäßiger Gesundheitskontrollen 
13. Einhaltung sonstiger Aufbewahrungs-, Berichts- und Informationspflichten, die durch Rechtsvorschriften, zuständige Aufsichtsbehörden und andere Behörden vorgeschrieben sind
14. Vollzug von Gerichtsentscheidungen
15. Abwicklung von Lebensversicherungen, Krankenversicherungen und privater Altersvorsorge, Übernahme von Gesundheitskosten

Zur Gewährleistung der Sicherheit innerhalb der Gesellschaft, insbesondere:

1. Gewährleistung der Sicherheit am Arbeitsplatz
2. Sicherstellung des Zutritts und Austritts der Mitarbeiter

Zur Verwaltung der Gesellschaft, zur Durchführung der Geschäftstätigkeit und zur Umsetzung der Unternehmensrichtlinien, insbesondere:      

1. Nachverfolgung und Berichterstattung über die Leistung der Mitarbeiter der Gesellschaft
2. Steigerung der Qualität der von der Gesellschaft angebotenen Produkte und Dienstleistungen 
3. Gewährleistung der rechtlichen und geschäftlichen Sicherheit unserer Gesellschaft und der Personen, die mit unserer Gesellschaft in Geschäftsbeziehung stehen
4. Durchführung von Disziplinarverfahren
5. Festlegung und Umsetzung der Geschäftsstrategien unserer Gesellschaft, Durchführung der Geschäftstätigkeiten
6. Erstattung von Auslagen an die Mitarbeiter
7. Verwaltung personenbezogener Vorschuss- und Darlehensprozesse 
8. Sicherstellung der Kommunikation mit den Mitarbeitern
9. Bestätigung, dass Mitarbeiter, denen ein Fahrzeug zugewiesen oder zur Nutzung überlassen wird, zum Führen eines Fahrzeugs befähigt sind und ihren Führerschein nicht aus irgendeinem Grund verloren haben
10. Bereitstellung von Fahrzeugen für Mitarbeiter und Organisation von Parkplätzen
11. Veranlassung des Drucks von Visitenkarten
12. Weiterleitung der per Fracht und Kurier eingehenden Pakete an den jeweiligen Mitarbeiter
13. Nachverfolgung der Nutzung von Firmenfahrzeugen zur Sicherheit der Mitarbeiter und zur Durchführung der Geschäftstätigkeit
14. Organisation von Werksbus- und Reisediensten
15. Verwaltung der Prozesse für Vollmachten und Unterschriftsverzeichnisse im Rahmen der Vertretung und Beauftragung innerhalb und außerhalb der Gesellschaft
16. Einrichtung der geschäftlichen E-Mail-Adresse des Mitarbeiters durch Eingabe der Mitarbeiterdaten in Outlook oder ein ähnliches System
17. Durchführung von Forschungsprojekten in Bezug auf Mitarbeiter
18. Sicherstellung der Kontrolle von Arbeitsbeginn und Arbeitsende der Mitarbeiter
19. Erfassung der während des Bewerbungs- und Vorstellungsverfahrens der Mitarbeiter erhobenen Unterlagen
20. Kommunikation zu Glückwunschzwecken
21. Schulungsplanung, Berichterstattung über Schulungen, Ausstellung von Schulungszertifikaten, Nachverfolgung der Mitarbeiter, die an durchgeführten Schulungen teilgenommen haben, sowie Nachverfolgung der Entwicklungsprozesse der Mitarbeiter infolge der absolvierten Schulungen
22. Sicherstellung der Qualitätskontrolle
23. Kommunikation mit den betreffenden Personen in Notfällen

Ihre personenbezogenen Daten werden für die in den einschlägigen Rechtsvorschriften festgelegte oder für den Zweck ihrer Verarbeitung erforderliche Höchstdauer, in jedem Fall jedoch für die Dauer der gesetzlichen Verjährungsfristen aufbewahrt.

WEITERGABE IHRER PERSONENBEZOGENEN DATEN AN DRITTE IM INLAND  

Zu Ihrer Sicherheit und damit unsere Gesellschaft ihren gesetzlichen Verpflichtungen nachkommen kann, können Ihre personenbezogenen Daten in dem Umfang, in dem das Arbeitsgesetz, das Gesetz über Arbeitnehmergesundheit und Arbeitssicherheit, das Gesetz über Sozialversicherungen und die allgemeine Krankenversicherung, das Gesetz über die Regelung von Veröffentlichungen im Internet und die Bekämpfung von über diese Veröffentlichungen begangenen Straftaten, das Türkische Handelsgesetzbuch, das Gesetz Nr. 6698 zum Schutz personenbezogener Daten, das Gesetz über die Identitätsmeldung sowie sonstige Rechtsvorschriften, ohne darauf beschränkt zu sein, dies gestatten und erfordern, an die zuständigen Behörden oder Einrichtungen weitergegeben werden, d. h. an juristische Personen des öffentlichen Rechts wie die Behörde zum Schutz personenbezogener Daten (KVK-Kurumu), das Finanzministerium, das Ministerium für Zoll und Handel, das Ministerium für Arbeit und soziale Sicherheit, die Türkische Arbeitsagentur (İş-Kur) und die Behörde für Informations- und Kommunikationstechnologien sowie an die an ihre Stelle tretenden Behörden und Einrichtungen. Darüber hinaus können Ihre personenbezogenen Daten für die berechtigten Interessen der Gesellschaft, die Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen, die Erfüllung von Verträgen sowie die Begründung, Ausübung und den Schutz von Rechten an Mitarbeiter, Beauftragte, Prüfer und Berater, Gesellschafter, Beteiligungsgesellschaften und Konzerngesellschaften, an Geschäftspartner und Dienstleister, deren Leistungen in Anspruch genommen werden oder mit denen zusammengearbeitet wird, um die Ihnen gegenüber zu erbringenden Dienstleistungen oder Tätigkeiten durchzuführen, sowie an öffentliche Behörden und Einrichtungen übermittelt werden.

Außerdem können wir Ihre personenbezogenen Daten wie folgt übermitteln:

Zur Erfüllung der Anforderungen nach dem Arbeitsgesetz, dem Gesetz über Arbeitsschutz und Arbeitssicherheit, dem Sozialversicherungsgesetz und den einschlägigen Vorschriften sowie sonstigen Gesetzen und Vorschriften, insbesondere:

1. Wir können Lohnabrechnungsdaten an die Abschlussprüfer der Gesellschaft übermitteln, damit diese ihre Prüftätigkeiten durchführen können.
2. Aufgrund der rechtlichen Verpflichtung und des berechtigten Interesses der Gesellschaft, die Sicherheit am Arbeitsplatz zu gewährleisten, können wir Aufnahmen von Arbeitsunfällen und Beinaheunfällen mit Abteilungsleitern, der Fachkraft für Arbeitssicherheit, dem Geschäftsführer und den Gesellschaftern sowie – zu Anschauungszwecken und unter der Voraussetzung, dass wir Ihre ausdrückliche Einwilligung einholen – mit anderen Mitarbeitern des Betriebs teilen.

Zur Erfüllung unserer rechtlichen Verpflichtungen, insbesondere:

1. Wir können Ihre Daten an unsere Rechtsanwälte weitergeben, damit wir unser Recht auf Verteidigung ausüben können, sowie im Rahmen unserer Verpflichtung, rechtlichen Anforderungen wie Gerichtsentscheidungen oder Beweisanforderungen nachzukommen, sofern diese rechtmäßig und verfahrensgemäß sind, an die zuständigen Stellen.

Zur Verwaltung der Gesellschaft, zur Durchführung der Geschäftstätigkeit und zur Umsetzung der Unternehmensrichtlinien, insbesondere:      

1. Wir können Ihre personenbezogenen Daten an die mit uns verbundenen Gesellschaften übermitteln, um die internen Abläufe mit diesen Gesellschaften sicherzustellen.
2. Wir können sie an Archivierungsunternehmen übermitteln, damit sie zur Schonung der Datenspeicherkapazität der Gesellschaft während der Aufbewahrungsfristen gespeichert werden können.
3. Die erforderlichen Ihrer personenbezogenen Daten können aus Gründen wie Beförderung, Fahrzeugbereitstellung, Visitenkartendruck oder Parkplatzregistrierung an das Unternehmen übermittelt werden, mit dem wir in der jeweiligen Angelegenheit zusammenarbeiten. 
4. Wir können sie an Unternehmen in der Stellung von Dritten übermitteln, deren Leistungen wir vertraglich in Anspruch nehmen bzw. mit denen wir zusammenarbeiten, insbesondere an das Lohnabrechnungsunternehmen, den gemeinsamen Arbeitsschutz- und Gesundheitsdienst,          Versicherungsgesellschaften, Gesundheitseinrichtungen, Maklerunternehmen, Schulungsunternehmen, Banken, Reisebüros, das Softwareunternehmen, das Sicherheitsunternehmen, Druckereidienstleister, Werksbusunternehmen, Beratungsunternehmen und Anbieter von Massennachrichtendiensten.

WEITERGABE IHRER PERSONENBEZOGENEN DATEN AN DRITTE IM AUSLAND 

Ihre personenbezogenen Daten können an Dritte im Ausland weitergegeben werden, um die Kommunikation bei Auslandsreisen und -schulungen sicherzustellen, Reisen zu organisieren, Massen-E-Mails zu versenden sowie Gesellschafter, Beteiligungsgesellschaften und mit uns verbundene Unternehmen oder Unternehmen, mit denen wir zusammenarbeiten, zu informieren.

IHRE RECHTE

Gemäß Artikel 11 des KVKK haben Sie das Recht, sich persönlich an uns zu wenden und – sofern Sie Ihre Identität nachweisen – in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten 

1. zu erfahren, ob die Gesellschaft personenbezogene Daten über Sie verarbeitet, und, falls dies der Fall ist, diesbezügliche Informationen anzufordern,
2. den Zweck der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu erfahren und ob diese zweckentsprechend verwendet werden,
3. zu erfahren, ob personenbezogene Daten im In- oder Ausland übermittelt werden und an wen sie übermittelt werden.

Darüber hinaus haben Sie das Recht, von der Gesellschaft die Berichtigung unrichtiger und unvollständiger personenbezogener Daten sowie die Benachrichtigung der Empfänger, an die Ihre Daten übermittelt wurden oder möglicherweise übermittelt wurden, zu verlangen.

Sie können von der Gesellschaft die Beseitigung (Löschung, Vernichtung oder Anonymisierung) Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen der in Artikel 7 des KVKK vorgesehenen Bedingungen verlangen. Zugleich können Sie verlangen, dass Dritte, an die die Daten übermittelt wurden oder übermittelt werden können, über Ihren Antrag auf Beseitigung informiert werden. Welche Methode angemessen ist, wird jedoch von uns unter Prüfung Ihres Antrags auf Beseitigung nach den Umständen des konkreten Falls beurteilt. In diesem Zusammenhang können Sie jederzeit Auskunft darüber verlangen, warum wir die betreffende Beseitigungsmethode gewählt haben.

Sie können gegen die Ergebnisse einer ausschließlich mittels automatisierter Systeme erstellten Analyse Ihrer personenbezogenen Daten Widerspruch einlegen, wenn diese Ergebnisse zu Ihrem Nachteil sind.

Sollten Sie infolge einer rechtswidrigen Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einen Schaden erleiden, können Sie Ersatz des Schadens verlangen.

Die in Ihrem Antrag enthaltenen Anliegen werden je nach Art des Anliegens spätestens innerhalb von dreißig Tagen kostenlos abschließend bearbeitet. Sofern die Bearbeitung für die Gesellschaft jedoch zusätzliche Kosten verursacht, kann eine Gebühr gemäß dem Tarif erhoben werden, der von der Datenschutzbehörde (KVK-Kurul) im Kommuniqué über die Verfahren und Grundsätze für Anträge an den Verantwortlichen festgelegt wurde. 

Ihren Antrag in Angelegenheiten der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten müssen Sie unserer Gesellschaft übermitteln, indem Sie das unter der Internetadresse www.sigmamuhendislik.com.tr der Gesellschaft verfügbare Antragsformular ausfüllen und es persönlich oder über einen Notar einreichen oder über eine registrierte elektronische Postadresse (KEP), eine sichere elektronische Signatur, eine mobile Signatur oder Ihre uns zuvor mitgeteilte und in unseren Unterlagen erfasste E-Mail-Adresse übermitteln. Je nach Art Ihres Anliegens und Ihrer Antragsmethode kann die Gesellschaft zusätzliche Verifizierungen verlangen (z. B. Zusendung einer Nachricht an Ihre registrierte Telefonnummer oder ein Anruf), um festzustellen, ob der Antrag von Ihnen stammt, und so Ihre Rechte zu schützen. Stellen Sie Ihren Antrag beispielsweise über Ihre bei der Gesellschaft registrierte E-Mail-Adresse, können wir Sie über eine andere bei der Gesellschaft registrierte Kontaktmöglichkeit erreichen und um Bestätigung bitten, dass der Antrag von Ihnen stammt. 

Dies wird allen unseren Mitarbeitern zur Information und Aufklärung bekannt gegeben. 

Mit freundlichen Grüßen  

SIGMA